Manual och arbetsgång
Datalagrets budget inklusive likviditet
Innehållsförteckning/Arbetsgång
[Om du öppnar upp dokumentet "Manual och arbetsgång budget" finns samma information men då är rubrikerna klickbara för att du snabbt kan komma till ett avsnitt som du behöver hjälp med så kan du även använda Words vanliga sökfunktion uppe till höger i word]
BIFOAGT FINNS ÄVEN FÖLJDANDE HJÄLPDOKUMENT FÖR BUDGET - du hittar dem längst ner på sidan
1. Välja kund
2. Kundinformation och inställningar för budget
3. Att skapa en budget
3.1. Komma till budgetfliken
3.2. Skapa en budget
3.2.1. Skapa en budget från utfall föregående år
3.2.2. Hämtade värden och beräknade värden i budgeten
3.3. Hantera period
4. Att arbeta med resultatbudget
4.1. Att tänka på från början
4.2. Återställa värden, byta till kontonivå/kontogruppsnivå
4.3. OBS! När du ska budgetera för resterande del av ett år
4.4. Ändra värde eller ändra %
4.5. Använda nycklar för att budgetera på hel rad
4.6. Vilket tecken? Plus eller minus i resultatbudgeten
5. Att arbeta med likviditetsbudget
5.1. Hämta uppgifter från föregående år
5.2. Vad hämtas, vad beräknas, vad kan jag ändra
5.3. Vilka tecken? Plus eller minus i likviditetsbudgeten
6. Tips om moms samt om bokslutsmetoden
7. Vilken kontoplan hämtas?
8. Utskrifter
Arbetsgång
1 Välj kund
När du kommer till Datalagrets startsida klickar du på knappen ”Till rapporter” och skriver in kundnumret i rutan som kommer upp. Du kommer först in på fliken kundinformation där du börjar med att göra grundinställningar för budgeten.
2 Kundinformation och inställningar för budget
Här under budget gör du inställningar för budgeten
Börja med att ställa in:
Momsfrekvens (Moms 12 = enmånadsmoms)
Kundkreditdagar
Leverantörskredittid
Andel kontantförsäljning
Skatteavdrag anställda %
Arbetsgivaravgift %
Vid behov kan du kontrollera eller ändra momssatsen. Normalt behövs ingen ändring.
Skriv in kontonumret
Klicka på pennan för att ändra momssats för kunden
3 Att skapa en budget
3.1 Steg två är att klicka på ordet budget för att komma till budgetfliken.
3.2 Skapa en budget
1 Välj vilket år du ska budgetera för (Du kan skapa fler nya år under ”hantera period, se punkt 3.3”)
2 Klicka på ny och välj vad du vill utgå ifrån: Budget (ett tidigare års) Utfall = från bokföring Blank = en tom mall
3.2.1Skapa en resultatbudget från utfall (i exemplet budget för år 2018)
• Här kan du välja vilket år du hämtar underlag ifrån
• Du väljer om du vill skapa budgeten på kontonivå eller kontogruppsnivå (börja med kontogrupps nivå) •Välj brytmånad (När detta skrivs är det bokfört till och med juni, därför väljs 20180601.)
• Klicka på OK
• Nu framgår det vilket budget år du arbetar med samt vilket underlag som har hämtats
• Längst till vänster finns utfall för föregående helår och längst till höger summering av månaderna för budgetåret
•Göm inte att spara innan du lämnar sida
3.2.2 Hämtade värden och beräknade värden i budgeten
Från början hämtas nästan alla värden från bokföringen om man inte har valt blank. Det värde som inte hämtas är Sociala avgifter. Denna beräknas och inställningar för vilken % sats som ska användas ska du redan ha ställt in under kundinformation, se punkt 2.
3.3 Hantera period
När du har budgeterat för ett år, eller det finns månadsdata, kan du skapa fler nya år under ”Hantera period”.
•Klicka på hantera period
•Välj månader under år
• Om månadsdata finns på t.ex. 2018 kan du välja år 2019
• Bokslutsåret kommer upp och du klickar på öppna period.
• Vill du göra fler budgetar för framtida år så skapar du fler år. (Efter du har skapat år 2019 kan du skapa år 2020 osv)
.
4 Att arbeta med resultatbudgeten
4.1 Att tänka på från början
Innan du börjar att arbeta med budgeten och innan du träffar kunden. Se över hur det verkar fungera med likviditeten. Verkar det stämma med kundens bokföring? Blir det ungefär rätt med saldot på bankkontot på sista raden? Börja med att titta och stämma av detta så du vet hur du ska hantera detta. T.ex. ändra inställningar för leverantörsskulder och kundfordringar. Eller om du måste ändra detta manuellt.
Budgeterar du för de sista månaderna måste ni ju hamna rätt med samma som i bokföringen när det gäller behållningen på bankkontot på de månader som redan är bokförda.
4.2 Återställa värden, byta från kontogruppsnivå till kontonivå
• Klicka på den gröna rutan med ränder.
• Här kan du välja att byta från kontogruppsnivå till kontonivå samt samt återställa värden till de som fanns från början.
• Det gäller att tänka först och fundera över varje kontogrupp om man kan budgetera på hela gruppen eller på kontonivå. Detta eftersom programmet inte kan fördela ut på konton det man har budgeterat på kontogrupp.
• Så här kan det se ut om man öppnar till kontonivå för gruppen växtproduktion.
• Budgeterar man nu på kontonivå så ska man inte byta till kontogruppsnivå, för då slås beloppen på kontona ihop till kontogruppsnivå och värdena på kontonivå försvinner.
• Du ska istället dölja kontona med pilen till vänster
4.3 OBS! När du ska budgetera för resterande del av ett året
Tänk på att funktioner främst är gjorda för att fungera när man budgeterar för ett nytt år. Så när du budgeterar för resten av ett år:
• Ska man inte använda nyckelar eller ändra med belopp eller % på raderna när man redan har bokförda månader för det år man budgeterar för resten av året.
• Arbetsgivaravgift räknas ut, så man får ställa in procentsatsen så det stämmer ganska bra. Annars får man justera arbetsgivaravgiften på lämplig rad under nästa kontogrupp.
• I likviditetsfliken är det också många belopp som räknas ut. Så stäm av värdena med bokföringen och justera manuellt om så behövs t.ex. på kundfordringar och leverantörsskulder om det inte alls stämmer. Se punkt 4.1
• Ev diffar kan för likviditeten justeras på Fastighetsinv. O övriga justeringar ej moms. Det kan t.ex. vara inbetalningar till skattekontot som inte stämmer medmoms och arbetsgivaravgifter m.m.
4.4 Ändra värde eller ändra %
Om du är på kontonivå eller kontogruppsnivå så kan du ändra värde genom att skriva in belopp eller skriva in % i en ruta på en månad. Tänk på att när du skriver in % så måste man klicka på % knappen för att ändringen ska genomföras. Du kan göra samma sak på totalraden men då ändras beloppen månadsvis till samma belopp varje månad, därför är budgetering med nycklar bättre om man inte vill ändra i varje ruta var för sig.
4.5 Använda nycklar
Vill du budgetera för alla månader samtidigt främst när du budgeterar för nästkommande år kan nycklar vara ett bra hjälpmedel. Idag (sept 18) ändrar sig även utfallsmånaderna när man budgeterar på innevarande år om man använder sig av nyckel och budgeterar på totalen. Klicka på fördelningsnycklar så kommer du till hanteringen av dess.
Det finns två nycklar utlagda. De utlagda nycklarna fördelar beloppen jämnt varje månad för de månader som 1:an är ifylld. Vill du göra en egen fån denna vy klickar du på skapa ny. Se även nedan.
Gör du egna nycklar och spara dessa så finns de kvar på kunden.
Vill du t.ex. ha samma fördelning av beloppen för de olika månaderna som kunden hade i hämtat utfall är det enklast att skapa en nyckel från budget bilden se bilden här intill. Då skapas en nyckel med det kontot respektive den kontonivå du står på och beloppen på kontot. Sen kan man ändra totalbeloppet på en hel rad och använda nyckeln så fördelas beloppen ut procentuellt likadant som utfallet var per månad i förhållande till totalbeloppet.
4.6 Vilket tecken? Plus eller minus i resultatbudgeten
I resultatbudget är det inga tecken på intäkter och kostnader. Detta för att man ska slippa komma ihåg tecken när man arbetar här där det ofta är ganska många konton och kontogrupper. Men man får då tänka till när det gäller lagerförändringar samt bokslutsdispositioner som ju kan varar på båda håll. I konsekvens med ovan måste man sätta ett minustecken framför när en post bland kostnader är resultathöjande. (Däremot är ränteintäkter utan tecken men de ska ju alltid vara en intäkt).
5 Att arbeta med likviditetsbudget
5.1 Hämta uppgifter från föregående år
• När vi kommer till likviditeten måste vi börja med att hantera några ingående belopp från föregående år:
1. Fyll i Ingående behållning på de likvida medel som används t.ex. företagskontot.
2. Fyll i moms att betala eller få tillbaka i januari och februari för de som det är aktuellt för.
3. Tänk på att i januari och ev fler månader behöver kundfordringar och leverantörs-skulder justeras från föregående år 4. Fyll i januaris betalning av arbetsgivaravgift
5. Fyll i januaris betalning av anställdas skatter
6. Tänk på att i kolumnerna för privatuttag respektive insättning så bokförs IB ofta bort antingen i början av året eller i slutet
varför denna bokföring hämtas. Dessutom hämtas endast konto 2013 och 2017.
5.2 Vad hämtas, vad beräknas, vad kan jag ändra i likviditetsbudgeten
Belopp som hämtas från resultatbudgeten kan inte ändras. De flesta andra belopp kan ändras manuellt.
1. Några belopp hämtas alltså från resultatbudgeten som t.ex. resultat före avskrivningar samt räntenetto. För att kunna ändra ett sådant belopp måste man gå till budget fliken.
2. Några belopp hämtas från bokföringen t.ex. amorteringar, privata uttag och insättning för EF/HB. Per 180925 är privatuttag och insättning för EF/HB ändrat. .Privatuttagkonton som nu hämtas är kontonr: 2011,2013,2014,2015,2015 och privata insättn. Konton som nu hämtas kontonr: 2017 och 2018. Tänk även på IB hantering i bokföringen.
3. Några belopp beräknas som utgående och ingående moms, förändring leverantörsskulder m.m Leverantörsskulder och kundfordringar beräknas i snitt under månaden. Sätter man 30 dagars kredittid tänker man sig att det kommer in fakturor löpande och hälften hinner betalas under månaden och hälften betalas nästa månad. Leverantörsskulder räknas på kontona 4000-6999 och Kundfordringarna räknas på konto 3000-3499.
4. OBS! Investeringar hämtas inte över huvudtaget utan måste alltid fyllas i. Tänk på när man t,ex, hämtar utfall för nio månader och arbetar med budget för kommande tre månader så måste man manuellt fylla i de investeringar som gjorts under året även tex inbetalning av insatser. Använd raden för (Fastighets)investeringar ej moms för insatser.
5.3 Vilka tecken? Plus eller minus i likviditetsbudgeten
I likviditetsbudgeten är inget tecken (plus) pengar som kommer in till företaget och minustecken är pengar som går ut.
6 Tips om moms samt om bokslutsmetoden
• Vid bokslutsmetoden - Glöm inta att leverantörsskulder och kundfordringar måste hanteras manuellt vid årets början samt i sista månaden för verksamhetsåret.
• Om man budgeterar på kontogruppsnivå räknas momsen utifrån kontogruppens huvudkonto. Har man blandade kostnader måste man alltså budgetera på kontonivå för att momsen ska bli rätt. Se under dokumentation om kontogrupper och huvudkonton.
7 Vilken kontoplan hämtas
I de flesta fall är det inga problem med kontoplanen. Systemet känner inte av kontoplanen utan utgår ifrån att ett lantbruksföretag har lantbrukskontoplanenoch att t.ex. en butik har den vanliga baskontoplanen. Men vid blandade verksamheter kan det bli problem. Därför är det bra att känna till att det är den översta SNI koden i Maconomy som styr vad företaget blir i Datalagret ett lantbruk eller övrig bransch. Man får alltså ev. byta plats på SNI koderna i Maconomy för att få rätt kontoplan om det har blivit fel.
8 Utskrifter
• Du kan skriva ut till pdf och välja om du endast skriver ut resultatbudget eller både resultatbudget och likviditetsbudget
• För att få med konton på utskrift måste man ha budgeterat på kontonivå
• Det finns även en likviditetsgraf