Här kan du läsa om
Datalagret 2.0 (Version 2013-11-05)
Datalagret är en webbaserad databas där de flesta av våra kunder finns lagrade.
Du hittar Datalagret under:
Start / Alla program/ Datalagret / Datalager 2.0
eller
Det centrala i portalen är Datalagret. Det är här vi jobbar med olika rapporter. Allt från företagsspecifika ekonomirapporter till jämförelser och produktionsnyckeltal.
Inne i portalen ser menyn ut enligt följande:
- Datalagret – startsida med driftsinformation
- Analyser – Excellmallar för bland annat budget och prognos
- Rapporter – rapportuttag i Grund och Special
- Manuell Sie-inläsning – inläsning av sie 1 och sie 2
- Snabbinmatning nyckeltal – inmatningssida av samtliga nyckeltalsuppgifter
- Jämförelsegrupper – underhåll av jämförelsegrupper
- Statistik/ Siefel – möjlighet att hitta felkällor till siefel.
- Dokumentation – här hittar du manualer
Det är punkt 1-3 som vi normalt kommer att jobba i. Nedan följer en beskrivning av datalagret, manuell sie-inläsning samt snabbinmatning nyckeltal.
1. Datalagret (DL)
För att kunna jobba med en kund i DL måste den finnas i Maconomy. Det är viktigt att vi har rätt information i Maconomy, det kommer sedan till viss del styra arbetet i portalen. Uppdatering från Maconomy till DL görs i samband med att det läses in en sie-fil.
Från Norstedts tankas det med automatik över data när man bokfört årets resultat. Uppdateringen görs direkt i DL.
Från Briljant läses Sie2 över med automatik om man använt sig av ”automatiska trans”. Om man fört över bokslutstransaktionerna från Norstedts till Briljant och man vill ha in en komplett Sie2 till DL måste man antingen läsa in filen manuellt eller göra en automatisk transaktion i Briljant.
I samband med Nya Maconomy har vil fått kunder med nya kundnummer. För att få med data från gamla år får vi i dessa fall öppna de gamla boksluten i Norstedts och ändra klientnummer (under Bas-sidan). Spara och sedan uppdateras DL med informationen.
OBS! En kund – ett kundnummer, vid flera verksamheter (flera bokslut) så ryms bara ett bokslut i DL. Senast sparade bokslut är det som finns i DL.
Kunduppgifter
A) Börja med att ange kundnummer.
Information visas nu på aktuell kund. Se över så att informationen är korrekt. Stämmer inte t ex SNI koden så gå till Maconomy och ändra. Ändringen ska slå igenom i DL till nästa dag. Information visas på senast inlästa Sie-fil. Man kan ha en Sie1 och en Sie2 per kund.
B) Välj vilket år du skall jobba med.
I rull-listen kan du se vilka år som det finns data inläst på.
C) Ta ställning till om kunden ska kunna ingå i jämförelsegrupper.
Ta bort bocken om kunden av något skäl är jämförelsestörande.
D) En eller flera verksamhetsgrenar?
Lägg till verksamhetsgren om kunden har blandad verksamhet. Vid flera verksamhetsgrenar kan man inte ingå i en jämförelsegrupp. Bocken trillar bort med automatik om man lägger till en verksamhetsgren.
Om vi har ett lantbruk med en entreprenadverksamhet måste man lägga till verksamhetsgrenen ”entreprenad” för att kunna få ut rapporter på Övrig Bransch.
OBS! Om du lagt till en verksamhetsgren och sen ångrar dig, dvs du plockar bort den tillagda verksamhetsgrenen, så måste du själv bocka i rutan för ”kan ingå i jämförelsegrupp” igen om du vill att kunden ska ingå i gruppen.
Verksamhetsgrenen baseras på den SNI kod kunden har i Maconomy och kan således inte ändras här.
Kunder som inte kan ingå i en jämförelsegrupp kan alltid jämföra sig med andra men kommer inte själv att ingå i gruppen.
E) Se över kundens jämförelsekriterier och fyll i alla uppgifter som saknas.
Jämförelsekriterierna styrs efter den verksamhetgren kunden har. En del är maskinellt beräknade utifrån uppgifter från Maconomy samt Sie-filen, dessa uppgifter kan du inte ändra.
Uträknade jämförelsekriterier
Omsättningsgrupp (liten, medel, stor) baseras på omsättning
Företagsform (EF,AB,HB,ÖV)
K-företag (K1, K2, K3, Övrigt)
Produktionsinriktning – Sätts bara i bransch JBR, i övriga branscher sker urval helt efter SNI koden och ingen produktionsinriktning sätts. Blandade lantbruk och företag i blåa branscher passar inte in i regelverket får heller ingen Produktionsinriktning utan märks ”Relevant produktionsinriktning saknas”. Se även information om SNI-grupp under jämförelsegrupp. I lantbruk så bestäms produktionsinriktningen efter hur intäkterna är bokförda enligt nedan:
Har du mer än 66% bokfört på nedanstående konton i förhållande till 3000-3399 klassas du som växtodlings, mjölkproducent osv
3000-3099 Växtodling
3110-3139 Mjölk
3140-3189 Nöt
3200-3299 Gris
Dessutom måste minst 50% av totala intäkterna komma från konto 3000-3399, utom gårdsstödet på konto 3981 som exkluderas i total intäkt. Totalomsättningen inklusive lagerförändring och minus gårdsstöd måste också överstiga 300.000 kr.
Ändringsbara jämförelsekriterier
För att ändra ett värde måste man ”klicka” på raden – då öppnas en rull-list på valbara alternativ.
Det är viktigt att vi sätter egenskaper på kunden så att vi får bra grupper. Det ska tex vara möjligt att jämföra bara robotgårdar med varandra.
När du är klar med första sidan/fliken med uppgifter kring vald kund så är nästa steg att gå till rapportuttag.
1.2 Rapportuttag
Här visas de rapportpaket som kan skrivas ut för aktuell verksamhet. Rapporterna är paketerade i grund- och specialpaket. Varje paket kan innehålla en eller flera rapporter. Man kan välja om man vill skriva ut alla rapporter eller vissa genom att ”bocka ur” rapporterna.
Grundrapporterna kräver inga nyckeltalsuppgifter. Här skriver man ut rapporterna direkt. Rapporten presenteras på skärmen. Gå till menyn och välj ”åtgärder” och sedan ”skriv ut” för att få ut rapporten på skrivaren. Man kan också välja att exportera till bla excel.
Vid val av specialrapporter måste man vidare i flödet till nyckeltalsuppgifter och/eller jämförelsegrupp. En pil tänds för ”nyckeltalsuppgifter” eller ”jämförelsesgrupp” som tar dig vidare.
Se även separat manual för de olika rapporterna.
1.3 Nyckeltalsuppgifter
Inne i nyckeltalsbilden visas de nyckeltal som krävs för aktuell rapport. Man måste fylla i samtliga uppgifter och spara dessa innan man kan gå vidare till nästa steg. I denna bild kan man enbart mata in uppgifter för vald period. Om man vill mata in för flera perioder rekommenderas att gå till ”Snabbinmatning nyckeltal” (se avsnitt 3).
Det finns även möjlighet att läsa in nyckeltalsuppgifter via redovsiningen och 9000-konton. För mer information om nyckeltalsuppgifter se manual för respektive rapport.
1.4 Jämförelsegrupp
För rapporter där man jämför sig med andra har man möjlighet att filtrera fram den grupp man vill jämföra sig med.
Börja med att utvärdera förvalda jämförelsekriterier. Du kan ta bort jämförelsekriterier men även lägga till nya. Tänk på att har du med för många krav i ditt urval så minskar antalet företag du kan jämföra dig med.
Se även över intervallen på Nyckeltalsuppgifterna. För att ändra ”klicka” på min/max. Det går även att lägga till flera nyckeltalsuppgifter.
När du är nöjd med ditt urval/filtrering så är nästa steg att söka fram din grupp. Tryck på ”sök”. Du får fram antalet företag i gruppen. Om det är en jämförelserapport så välj indelningsgrund tex resultat före avskrivningar. Nu kan du trycka på ”skriv ut”. Rapporten visas på skärmen, välj åtgärder och ”skriv ut” för att skriva ut på papper. Observera att för vissa rapporter ex Produktionsnyckeltal Mjölk finns rekommenderad indelningsgrund, produktionsresultat, för bästa jämförelse. Se respektive rapportbeskrivning.
Får du för dålig träff så ta bort jämförelsekriterier och/eller öka intervallet på nyckeltalsuppgifterna. Efter varje ändring måste man återigen trycka på ”Sök” för att få fram den nya gruppen.
SNI-grupp är det viktigaste urvalet för Övriga branscher, för bransch JBR används i stället urvalet Produktionsinriktning. SNI-grupp är i startläge kundens första 3 tecken i SNI koden. Villkoret kan ändras till 4 eller 5 ställigt för ökad kavlitet på jämförelsegruppen. Glöm ej att klicka på knappen Sök.
2. Manuell Sie-inläsning
För att kunna läsa in en sie-fil krävs att kunden finns med i Maconomy m a o har ett kundnummer.
Datalagret hanterar inläsning av Sie 1 och Sie 2. När du har valt kund så sker inläsningen i två steg.
Bläddra fram filen som du vill läsa in i datalagret. Tryck sedan på ”Ladda upp”. Se över informationen så att det är rätt SIE fil och gå sedan till nästa steg. Ingen kontroll görs mot kundnummer eller organisationsnummer så kolla en extra gång uppgifterna för SIE filen: rätt kund, rätt år samt att det är en SIE 1 eller 2 fil.
Tryck på ”Importera fil”. Vid lyckad import får du meddelandet: ”Filinläsning klar”. Nu kan du gå vidare till Datalagret för att ta ut dina rapporter.
Det sker vissa logiska kontroller vid inläsning av SIE-fil.
En SIE 1 fil måste innehålla bokning av årets resultat. Är inte detta gjort fås följande felmeddelande:
Fel vid ETL: SIE-filen har ett felaktigt resultat på konton 3000-8999 (Ej 0).
Fel vid ETL: SIE-filen har en felaktigt UB på konton 1000-2999 (Ej 0).
En SIE 2 fil som inte har balanserade IB kan inte läsas in. Följande felmeddelande visas:
Fel vid ETL: SIE-filen har en felaktigt IB på konton 1000-2999 (Ej 0).
Datalagret hanterar i dagsläget inläsning av SIE filer från Briljant, Norstedts, E-bokföring samt VISMA (SPCS, XOR).
3. Snabbinmatning nyckeltal
I datalagret (Nyckeltalsuppgifter under Rapportuttag) kan vi enbart registrera uppgifter på aktuell period. Byter man period i denna bild kommer man tillbaka till kunduppgifter igen och måste börja om i ”flödet”. För att underlätta arbetet vid inmatning av flera perioder så finns denna sida. Här kan vi på ett snabbt och enkelt sätt mata in uppgifter för flera år samtidigt.
Glöm inte att ”Spara” när du har registrerat in uppgifterna.
Uppgifterna är indelade efter verksamhetsgren. För J& S Mjölk visas samtliga uppgifter som krävs för samtliga rapporter kopplade till denna verksamhetsgren. Vi kan i dagsläget inte se kopplingen mellan nyckeltalsuppgifter och rapporter.
Tips: Om du vill veta vilka uppgifter som krävs för en viss rapport tex Produktionsnyckeltal Mjölk” så gå till Rapportuttag och välj rapporten. Gå vidare till Nyckeltalsuppgifter – här ser du vilka uppgifter som krävs, notera dessa eller skriv ut på papper genom att trycka på utskriftssymbolen (webläsarens) och gå sedan tillbaka till Snabbinmatningen för registrering.
För att registrera in uppgifter per månad måste du ha en SIE 2 inläst, för inläsning av år krävs att det finns en SIE 1. Har du båda filtyperna inlästa får du valmöjligheten år eller period.
Beskrivning av de olika uppgifterna finner du i respektive rapports beskrivning.
4. Jämförelsegrupper
.
Allmänt
Jämförelsegrupper (fd spontangrupper) når man i datalagret genom att funktionen för urval av jämförelsegrupp under special har en ny flik där man kan spara ett urval som en jämförelsegrupp och även använda en sparad jämförelsegrupp för utskrift. Sparar man ett urval som en jämförelsegrupp så kan man sedan underhålla den sparade gruppen på ett annat ställe. Med en sparad jämförelsegrupp har man en fast grupp med samma medlemmar varje gång att jämföra med.
Man kan använda andras jämförelsegrupper men inte ändra i dessa. Det egna kontorets jämförelsegrupper är öppna för redigering.
OBS! om du använder en sparad grupp så sker ingen kvalitetskontroll av gruppen, alla kunder i gruppen bidrar med jämförelsesiffror. Det är därför viktigt att du underhåller dina grupper varje år. Ta även bort inaktuella grupper.
Spara Urval
Efter att man sökt fram en jämförelsegrupp (klickat på Sök) så dyker texten ”Spara Jämförelsegrupp” upp under antal företag. Klickar man på den texten så kommer man in i underhållsbilden för Jämförelsegrupp och man kan spara och redigera sin grupp. (Se funktionsbeskrivning för menyn ”Jämförelsegrupper”.
Använda Sparade grupper
Klicka på fliken Sparade grupper i urvalsbilden så visas de sparade grupper som finns lokalt på ditt kontor. Vill man använda någon annans färdiga grupp så går det bra att söka fram dessa. Fyll i urvalsvillkor och klicka på ”Filtrera” så dyker nya urval upp.
Klicka för önskad grupp och klicka på ”Skriv ut Rapporter” för utskrift av tidigare valda rapporter.
Meny Jämförelsegrupper
Här underhåller vi våra sparade jämförelsegrupper. Man kommer också till den här bilden via funktionen ”Spara Jämförelsegrupp” i urvalsbilden.
Alla jämförelsegrupper på ditt kontor visas
Ny grupp kan skapas genom att klicka på knappen ”Ny grupp”.
Klicka på ”Visa” för att komma in i redigeraläge för önskad grupp
Sök annan grupp genom att fylla i sökfälten och klicka på ”Filtrera”
OBS! Du kan titta på ett annat kontors grupp men inte ändra den.
Editera Jämförelsegrupp
Här underhåller man sin Jämförelsegrupp och sparar om den. Det går också helt att bygga sin Jämförelsegrupp genom att mata in kund för kund.
De översta fälten med filtreringsknapp är till för att söka fram kunder som eventuellt skall in i Jämförelsegruppen. Välj rätt Verksamhetsgren, kontor kan ändras till blankt fält genom att bläddra överst i rulllistan, registrera ev kundnr och tryck på ”Filtrera” så dyker urvalet upp i den vänstra ”Välj” rutan.
Klicka för de kunder som skall tillföras gruppen och klicka på ”högerpils-knappen”. Urvalet flyttas då till höger in i den ”Valda” gruppen.
Borttag av kunder ur gruppen görs på motsvarande sätt i ”Valda” rutan. Välj kund och klicka på ”vänsterpils-knappen” så tas kunden bort ur gruppen.
Spara eller Tabort Jämförelsegrupp görs med knapparna till höger längst ner. Vid Spara grupp fyller man i fälten enligt nedan
Namn Jämförelsegrupp: Ett kort namn som beskriver gruppen
Kontor: Ditt kontor
Verksamhetsgren: Gruppens verksamhetsgren (styr möjliga rapporter)
Handläggare/Beskrivning: Ditt namn följt av ev ytterligare beskrivning av gruppen