Fyll i bifogat dokument



När kunder byter system eller slutar behöver vi stänga ner kunden hos Scanclud via supporten hos Ascendo. Det gör vi i Ludvigs EFH support åt dig. Om kunden är kvar hos oss räcker det med att stänga ner mottagandet av fakturor men låta bolaget ligga kvar i databasen. Fyll då i uppgifter i bifogat dokument längst ner - det räcker om du fyller i nedan rutor om namn org o fakturaadress samt vilket FE nummer den har. Maila in den till oss i EFH1@ludvig.se skriv i mailet att du vill att fakturorna ska studsa tillbaka, men att du vill ha kvar databsen i Ascendo. Skriv också i vilken instans kunden ligger (det numret du ser i webbadressen när du loggar in - se gult här intill http://217.198.151.171/lrf2031/invoice/Login.aspx?ReturnUrl=%2Flrf2031%2Finvoice%2F


Leverantörerna bör tillskrivas i god tid. (Scancloud kan biträda, se bifogat dokument, mot debitering.)


De fakturor som sedan droppar in fysiskt skickas åter till leverantör. Du kan bifoga ett egendesignad brevmall. 

E-fakturor ”studsar” ut/åter - skickas vidare till bolagets e-post adress samt studs till leverantören i ungefär 30 dagars tid - sedan får leverantören som skickar in meddelande om att adressen inte längre finns. 

 

Alla fakturor arkivieras i pappersformat i fyra år, om inte fakturorna har skickats tillbaka till kunden i arkivboxar. 


3 val finns för framtida åtkomst till fakturor som finns i systemet:


  • Prenumerera på fortsatt tillgång mot månadskostnad 195:-/mån (Vidare tillgång till databasen efter avslut kan man kalla för tittbehörighet och att det enda de då kan göra är att söka fram och kolla på sina fakturor. Om kunden ska kunna skriva meddelanden på återsökta fakturor så behöver systemparametern ‘AllowSearchMessage’ vara aktiverad, vilket den borde vara på alla era installationer.
  • Be Ascendo söka ut alla fakturor i fil som man kan bläddra och söka i. Ascendo debiterar timkostnad för framställning. *
  • Att vi som fakturaadministratörer mot timdebitering söker åt kunden vid förfrågan



* Alla definitivbokade fakturor exporteras med tillhörande bilagor
Filerna döps till <leverantörsnummer>_<fakturanummer>_<löpnummer>.tif/pdf
Skulle det finnas fler filer som får samma namn läggs ett serienummer till i filnamnet.

Kostnaden för denna export är satt till 4000 SEK

Det finnas en skrivelse i avtalet hur det en export av lev.fakturor ser ut vid avslut i Ascendo. Men i korthet så kan vi exportera i Excel-format med hänvisning till resp. faktura, samt en bantad databas i SQL-format som ni sen kan läsa in i ny databas. 



// EFH Supporten mvh



Vidare tillgång till databasen efter avslut kan man kalla för tittbehörighet och att det enda de då kan göra är att söka fram och kolla på sina fakturor.

Om kunden ska kunna skriva meddelanden på återsökta fakturor så behöver systemparametern ‘AllowSearchMessage’ vara aktiverad, vilket den borde vara på alla era installationer.


Om man vill få hjälp med att skicka ut brev till alla leverantörer så kan Scancloud hjälpa till med detta, men de behöver då en lista på alla leverantörers adresser


Det går att be dem skicka ut breven till leverantörerna, för en uppstartskostnad på 3000kr och sen 9kr per brev (+1,20 per extrasida). De vill gärna ha informationen minst en vecka innan, men gärna mer så klart.