Ascendo är programmet bakom vår tjänst EFH – Elektronisk fakturahantering, som vi främst sålt in innan Fortnox började användas som system. Ascendo är ett försystem som vi kopplar på bokföringssystemet (fungerar både på Briljant och Fortnox) för att hantera leverantörsfakturor. Ascendo går också användas för fakturering gällande EDI-faktura.

Priser leverantörsfakturor i Ascendo fn.

 

Ej konterad faktura

Konterad faktura

Lev - PDF-faktura

12 kr/st

20 kr/st

Lev - EDI-faktura (e-faktura)

8 kr/st

16 kr/st

Lev - Pappersfaktura

14 kr/st

22 kr/st

 

 

Byta från Ascendo till Fortnox fakturatolkning

Kostnaden per faktura i Ascendo är högre i jämförelse med Fortnox. Därför kan det finnas ekonomiska incitament för kunden att vilja byta till Fortnox skanning istället och vi bör ju som deras konsult upplysa dem om detta alternativ.

Priser leverantörsfakturor i Fortnox fn.

 

Ej konterad faktura

Konterad faktura

Lev - PDF-faktura

4,90 kr/st

12,90 kr/st

Lev - EDI-faktura (e-faktura)

4,90 kr/st

12,90 kr/st

Lev - Pappersfaktura

9,90 kr/st

17,90 kr/st

 

Ett byte innebär att man behöver skicka ut information till alla kundens leverantörer med nya uppgifter om adress, e-post samt EDI-koppling. Kunden kanske inte vill byta från Ascendo eller använder någon funktion i Ascendo som inte är tillgänglig i Fortnox. Då bör vi självklart inte driva detta byte, men beslutet bör lämnas till kund. Har kunden även många attestanter behöver det också vägas in att Fortnox tar ut en månadskostnad per attestant – vilket Ascendo inte gör. Fortnox licenser räknar heller inte ut priset för konterade fakturor, det får konsulterna fakturera själva – därför förordas på löpande pris istället.

 

Oavsett om kunden vill byta system från Ascendo till Fortnox tolkning eller ej – så går det bra att byta bokföringssystem – om kunden/vi tex. använder Briljant ASP eller Visma idag så kan vi byta system till Fortnox och ha Ascendo kopplad dit istället. Det kommer då en kostnad för ompekningen av Ascendo. 


 

Observera, nedan är ingen fullständig instruktion till hur man byter system utan ska ses som övergripande steg för bytet. Det kan finnas specialfall för en del kunder där man måste tänka till ett extra varv i något steg, det har du som konsult bäst koll på.

 

Att byta bokföringssystem till Fortnox

 

  • Starta upp kunden i Fortnox, integrationsmodulen behöver läggas till, lägg in alla grunduppgifter, kontrollera inställningar, skapa räkenskapsår, välj kontoplan (innan import av SIE-fil), läs in register från det gamla bokföringssystemet såsom leverantörer, kunder, artiklar mm. ß instruktioner för detta finns i Fortnox egna hjälpavsnitt, alternativt kan deras support hjälpa till.
  • Bestäm brytpunkt när bokföringen ska gå över till Fortnox och förvarna Ascendo om att när skiftet kommer ske. 
  • Se till att kunden slutattesterar alla fakturor ute i flödet, skicka inte fakturor efter brytpunkten.  Inga fakturor får ligga ute i flödet eller i utredning när skiftet görs. 
  • När det är tomt i flödet tar du fram en API kod från Fortnox som man sedan skickar till Ascendo supporten EFH1@lrfkonsult.se  och de styr om fakturorna till Fortnox, Du kan också själv ta fram API nyckeln via Administrera användare, lägg till integration.
  • När du ser att det börjar trilla in fakturor i Fortnox istället för gamla systemet så är det dags att ta ut en SIE-fil från det gamla systemet och läsa in i Fortnox.
  • Om du har leverantörsfakturor som ligger i reskontra vid tillfället du byter bör antingen även reskontran exportera över eller så behöver de fakturor som ligger kvar då du importerar SIE manuellt bokas av varefter de betalas, ett tips kan vara att ställa in ett nytt konto för leverantörsreskontra i Fortnox för att separera systemen. (Gäller även kundreskontra)

 

Att byta från Ascendo fakturahantering till Fortnox fakturahantering

 

  • Om kunden vill byta fakturahanteringssystem, så börjar man först med ovan tillvägagångssätt ”Att byta bokföringssystem till Fortnox”.
  • När byte av bokföringssystem är på plats påbörjar man överflytten till Fortnox fakturatolkning.
  • Brev till leverantörerna ang. ny adress skapas och skickas ut
  • De som skickar in fakturor via EDI behöver byta uppgifter till Fortnox EDI-katalog i sina system
  • När det inte längre kommer in fakturor i Ascendo kan vi anse överflytten genomförd. Kontakta då vår egen Digitala Support för att stänga ner Ascendo för kunden. Kunden behöver ta ställning till hur de tidigare inkomna leverantörsfakturorna i Ascendo ska lagras framåt, det finns några alternativ. Tex. Hämta hem alla fakturor, ha kvar dem hos Scancloud/Östersund, prenumerera på tittbehörighet – alla alternativ medför mer eller mindre en kostnad för kunden.
  • Stäng ner scancloud. Använd mallen "hantering vid avflytt" nedan och skicka in till digitala supporten.  Lär mer här hur du stänger ner 
  • Skriv om avtal med kund, om kunden haft ett pris inkl. kontering innan så behöver kunden upplysas om att det som inte Fortnox tolkning kan hantera konterar vi manuellt på löpande räkning.
  • Kom överens med kunden om hur tiden ska faktureras om vi är behjälpliga i något steg i bytet.
  • Fördel med att ha fakturahanteringen mot Fortnox – förutom priset, är att vi och kunden ser fakturan direkt i systemet, när Ascendo används behöver man klicka på en länk. Fortnox är även ett enklare system för kunden att hantera än Briljant.


 

Exempel på Kundbrev som skickats från Norrköpingskontoret till en av deras kunder:

 

Hej!

Vi har idag era fakturor idag på attest via Ascendo vilket var det program som vi tidigare hade tillgång till när vi hade bokföringen i briljant. Vi har under året flyttat över er bokföring till Fortnox för att ni ska kunna få bättre åtkomst och arbeta er ner i våra rapporter. Detta ger oss också valmöjligheten att använda oss av Fortnox inscanningscentral istället.

 

Fortnox kan likt Ascendo hantera både, PDf, EDI och pappersfakturor. Den större skillnaden för er är att ni i Fortnox blir styrda till färre antal användare då man betalar för licens o sedan en mindre avgift per faktura. Medan ni i Ascendo har kunnat haft flera användare utan att det kostat mer då de istället lägger hela kostnaden per faktura. Jag kan dock inte se att ni har använt er av den möjligheten.

Med ert antal fakturor gör ni inte någon ekonomisk vinst med att byta – utan fördelarna är att ni vid inlogget som ni har idag även får tillgång till de fakturor ni ska attestera och ni slipper på så vis vara inloggade i olika system.  Ni kommer också enklare kunna följa era rapporter då fakturorna kommer ligga kopplade i samma system så ni kommer se fakturabilden direkt istället för att länkas vidare till Ascendo.

 

Jag kommer hjälpa till att härifrån skicka iväg brev till alla era leverantörer och se till att de börjar använda de nya adresserna.

Jag hoppas detta låter intressant och om det går skulle vara tacksam om jag kunde få respons under nästa vecka – för då har jag möjlighet att få iväg breven nu innan bokslutssäsongen drar igång.


SKICKA UT BREV TILL LEVERANTÖRER 
Bifogar mallar  som du kan använda när du skickar ut till leverantörerna

* Plocka ut leverantörerna i Excel fil, markera vilka du vill ha brev till med i en kolumn, filtrera fram de leverantörerna och lägg över dem i dokumentet leverantörer att skicka

* Skriv brevet som ska gå ut till leverantörerna

* Gå in under fliken utskick och välj starta koppling av dokument och välj brev 

* "Välj mottagare" och "använd en befintlig lista" sök fram din lista (underlättar om du har rubrikerna för kolumner i första raden)

* Lägg till uppgifter ned hjälp av funktionerna under skriv och infoga fält - i mallen är det använt Infoga kopplingsinstruktioner. 

* Du kan förhandsgranska via <<ABC>> förhandsgranska resultatet och klicka dig fram genom pilarna till höger om den knappen.  

* skriv sedan ut via knappen slutför och koppla - du kan välja att skriva ut på papper eller skicka mail. 


//Karin Hedin